毎月必ず発生する業務

タイムカード集計

毎月必ず発生する労務管理業務といえば給与計算です。

給与計算を行うには、まず出勤日数や残業時間の集計を行うタイムカード集計が必要です。全従業員がタイムカード打刻できる環境を用意することから始まり、打刻した労働時間の把握や集計、打刻漏れの確認作業は大変労力のかかる業務です。

給与計算を効率よく行うには、まずタイムカードの発行、集計業務の見直しです。安易に昔ながらの打刻機を購入し、タイムカードをガッチャンするスタイルは極力避けた方がいいでしょう。毎月、タイムカードの裏表を見ながら労働時間を集計し、打刻漏れの確認作業も非効率でミスも発生しがちです。またExcelで自己申告で行うスタイルも不正打刻が起こりやすく、正確な勤怠データが揃わないこともあり、労働基準法違反になるリスクがあります。

今、市場にはたくさんの勤怠管理システムが展開されています。スマホ等で打刻できるクラウド型タイムカード集計は、初期設定が少々難しいと感じるかもしれませんが、毎月の集計業務や労働時間把握が大変効率よく管理でき、大変オススメです。

複数の拠点がある事業所、今後、テレワークや在宅勤務への対応を検討されている方は、弊事務所へぜひ一度ご相談ください。

給与計算

労務管理がしっかりできている会社は、労使が信頼関係がしっかり保たれています。労使の信頼関係を構築していくには、まずは正確な給与計算です。

給与計算でミスが多いと労使の信頼関係にも影響が出てきます。

給与計算は健康保険法、厚生年金法、雇用保険法、所得税法、労働基準法と多岐にわたる法令知識も必要とされます。また、給与は勤続年数や職務内容、役職により手当の額が変わり、会社の就業規則、賃金規定の内容をしっかり把握しておく必要があります。

法令知識に会社のルールをしっかり把握した上で、そして計算した内容に誤りがないかをしっかりチェックし、指定日までに銀行に計算後のデータを送る業務は、人事労務管理担当者の重要な任務です。また、給与計算を行なう人は、役員の報酬、社員の勤怠時間、離職率、賞与など会社にとって重要な指標を把握します。

正確に効率的に給与計算をするだけでなく、会社役員等から今期の新規採用・中途採用は何人にしようか、今期の賞与や昇給はどれくらいの原資を確保しておこうか、などの相談に対応できる方が担当することをオススメです。

有給管理

2019年4月から、労働基準法の改正により有給休暇の取得が義務化されました。

年に10日以上の有給休暇が付与されている労働者には、必ず5日取得させなければいけません。また、従業員ごとに「年次有給休暇管理簿」を作成し、3年間保存しなければなりません。
年次有給休暇の取得義務を守らなかった場合、法令違反となり従業員1人につき30万円の罰則が科せられることもあります。有給は付与するタイミングや残日数管理が大変です。

よく給与明細に有給残日数の項目があり、給与計算時に有給を管理している事業所も多いですが、有給を勤怠管理の一環として考え、タイムカード集計ソフトで管理するのがオススメです。

給与振り込み

給与計算の業務は、勤怠を集計して給与を計算するだけではありません。給与計算した結果に基づいて、従業員に給与明細を配布し、従業員ごとに給与を振込しなければなりません。

多くの銀行は、給与振込日の３営業日前までにデータを送信しなければいけないため、カレンダーを見て今月は何日までに給与計算をしなければいけないのか、をしっかり把握する必要もあります。また、給与振込はインターネット経由でも行えますが、各銀行のHPについてどのように利用するのかをしっかり把握する必要があり、源泉所得税や住民税の支払いもあることから毎月、給与振り込みのために銀行に出向いている会社も多いようです。給与の振込、源泉所得税、住民税はインターネット経由で振込可能です。つまり、毎月、給与振込のために銀行に行く必要はありません。また給与明細もインターネット経由で配布できます。

給与担当者はe-Tax、eLtaxなどの基礎知識やITリテラシーの高い方を選任し、給与や税金振込のために毎月銀行に行く必要のない体制を構築してみてはいかがでしょうか。

社会保険料の支払い

社会保険料は、入退社、月額変更届、算定基礎届、育児休業等、各種労務管理手続きにより、保険料が変動します。

社会保険料は口座振替により自動的に引き落としされますが、保険料が変動するため、経理担当者が予想していた口座引き落とし額と一致しないケースがあります。
年金事務所の納入告知書に記載されている金額は、全体の合計額であり、従業員ごとの内訳は確認できません。結果、納入告知書の金額と予想していた引き落とし額の照合チェック作業は大変時間がかかります。

口座から毎月引き落とされる社会保険料は、社会保険手続きの進捗に大きな影響を受けるため、経理担当者も社会保険手続きの進捗状況をしっかり把握できる環境が必要です。

毎年必ず発生する業務

賞与計算・賞与支払届

賞与は従業員のモチベーションにも直結し、毎年、夏や冬になると賞与の原資をどれくらいに設定しようか、分配方法をどのようにしようか、などお悩みの経営者の方も多いと思います。

原資の決め方、配分の仕方は色々ありますが、まずは現状の労務管理状況を把握してみてはいかがでしょうか。賞与額を決める前に、社員の在籍年数、前年賞与額、残業時間、前年の年収などの現状の労務管理データを数値化して把握するのがオススメです。

原資と配分額の決め方を仕組み化しておくと、賞与における事務負担が減るとともに、経営者が賞与の決定に自信が持てるようになります。したがって、賞与は人事評価業務にも対応できる方が担当するのがオススメです。

労働保険の年度更新

労働保険とは、労災保険と雇用保険の総称です。保険料の申告･納付は、毎年7月に行われ、4月〜3月の1年度分を申告納付します。

保険料を集計するには、従業員ごとの各月給与総支給データが必要ですが、実際の集計はパソコンが行うので、そこまで難しい業務ではありません。大事なことは保険料を計算後にあります。集計後は、年単位で人件費がUPしているのか、Downしているのかが把握できるので、人件費の分析や振り返りができます。また年間に給与を支払った人数も把握でき、離職率や採用がうまくいっているか、なども把握できます。

年間の総労働時間が把握できれば人時生産性も明確になります。労働保険の年度更新手続きは、保険料の申告・納付手続きだけではなく、人件費の振り返り業務でもあります。

算定基礎

算定基礎届とは、年間の社会保険料を決定するための手続きです。社会保険は給与総支給額に基づいて決定しますが、給与総額は毎月変動するため、4月〜6月の給与総支給額を集計し、平均値を利用します。

出勤日数が17日以上、休業した月は除外するなど細かなルールも多く、もし仮に間違った集計で提出すると、従業員が一年間支払う社会保険料、ひいては将来受け取る年金額に影響を与えます。算定基礎業務は、社会保険の知識がある方を選任するのがオススメです。

年末調整

年末調整とは、従業員が納めるべき1年間の所得税と、従業員の毎月の給与や賞与から控除した所得税額を比較して、所得税額の過不足を調整する作業のことをいいます。

毎年、扶養控除申告書や生命保険等の控除証明書の回収が大変で、また”紙”でやり取りが行われているケースが多いため、超多忙な業務でもあります。年末調整は税制改正の影響を受けやすく、内容が複雑になればミスや漏れも起こりやすくなります。

最近は紙の申告書でやり取りするフローの見直しを行う会社が増えてきました。「年末調整手続きの電子化」が注目されており、従業員が間違わずに会社へ提出し、かつ、担当者が情報を確認したり加工したりしやすい方法が注目されています。年末調整業務は、電子データで必要書類を回収できる体制を構築し、実際の年末調整計算、計算後の申告書提出は、顧問の税理士・会計事務所に依頼するのがオススメです。

被扶養者状況リスト

『被扶養者状況リスト』は、毎年度、全国健康保険協会や加入している健康保険組合より、確認対象の被扶養者がいる事業主様宛に送付されます。（10月下旬頃）これは、保険給付の適正化を目的に、健康保険の被扶養者となっている方が、現在も被扶養者となる要件を満たしているかを再確認するために実施されるものです。

本業務は、従業員の扶養家族状況をしっかり把握し、従業員から扶養家族についてヒアリングする必要があるため、従業員に信頼されている担当者が対応するのがオススメです。

高年齢者障害者の報告

一定以上の従業員を抱える会社は「高年齢者の安定した雇用確保」と「障害者の雇用促進」が義務付けられています。そして、6月1日時点の高年齢者・障害者の雇用状況について、毎年報告しなければならないとされています。

高年齢者の報告書は、就業規則の定年や継続雇用制度のルールや、年齢別の従業員人数を把握しなければ記載できない項目が多く、意外と大変な作業になりやすいです。また企業が障害者の法定雇用率を達成できなかった場合、不足1人につき月額5万円の納付金を国に収める必要があります。遵守できない場合は、行政指導や勧告が行われ、勧告を受け入れない企業に対しては企業名を厚生労働省のホームページ上に公表する措置が取られます。

会社の社会的な信用問題に直結する労務管理手続きのため、会社代表者に内容を確認した上で手続きを行いましょう。

住民税の登録

会社は従業員に対して支払った前年中の給与等について、毎年1月に市区町村に提出します。この提出した書類よって毎年、市区町村の担当者が住民税の額を決定し、毎年5月頃に会社に住民税決定通知書が届き、給与から控除される住民税額を把握します。

本手続きは、eLtaxでインターネット経由で行われ、電子データでやり取りできると大変効率良く行えます。本手続きは、顧問の税理士・会計事務所にご相談するのがオススメです。

健康診断

会社は従業員に対して医師による健康診断を実施しなければならず、また従業員は会社が行う健康診断を受けなければなりません。健康診断の結果は会社が把握し、従業員に通知するものとされております。健康状態に問題がある社員がいた場合、医師の意見を元に、勤務体系や職務の変更などの措置が必要です。

人事・労務担当者にとって健康診断の手配と実施、診断後の情報管理は重要な業務です。社内で信頼のおける方を選任するのがオススメです。

36協定

36協定とは、労働基準法36条に基づく労使協定です。企業が法定労働時間（1日8時間・1週間で40時間）を超えて労働（残業）を命じる場合に必要となります。

書類を作成し、労働基準監督署に提出することはもちろんのこと、運用はとても重要です。まず労使協定を提出するには、従業員の代表者を決めなければなりません。従業員代表は会社が指定するのではなく、選挙や投票、話し合いなどで選任します。また届出書類に残業時間の最大時間を記載する項目がありますが、現状、社員で一番残業している従業員は誰でどれくらい残業しているか、などの把握も必要です。業務が忙しく、残業時間が多くなってきた場合は、給与締日前でも残業時間がどれくらい増えているか、を月の途中で把握することも必要です。３６協定とタイムカード集計の業務、どちらも対応できる方を選任するのがオススメです。

36協定を労働基準監督署に書類を提出する業務と考えるだけでなく、会社として残業時間をどのように考え、どれくらい残業するのか、方向性をしっかり決めておきましょう。長時間労働の是正や柔軟な働き方を可能にするための環境整備は、若い求職者の方は大きな関心ごとの1つです。長時間労働が常態化している会社は、採用で苦労する傾向にあります。

最低賃金

最低賃金とは、最低賃金法に基づき国が賃金の最低限度を定め、会社はその最低賃金額以上の賃金を支払わなければならないとする制度です。

月給者も1時間あたりの時給単価を計算し、計算した額が最低賃金以上になっているかを確認しなければなりません。最低賃金は右肩上がりに上昇しており、近い将来、1000円以上になる可能性が高いです。

給与計算担当者は、最低賃金以上の賃金が支払われているか毎年1回以上はチェックしなければなりません。

不定期に発生する業務

月額変更届

社会保険料は4〜6月の給与平均値を基準に毎年改定されます。しかし、昇給等で給与総支給額が大きく変更された場合、月額変更届を提出し、社会保険料の変更手続きを行います。

この月額変更届を提出する必要があるか、不要なのかの判断は、社会保険法令知識が必要で、届出が漏れている会社も多いのが現状です。届出が漏れている場合、年金事務所の行政調査で指定され、遡って社会保険料の支払いが必要になるケースもあります。月額変更届の提出漏れは、従業員にとっては給与計算の誤りであり、労使の信頼関係にも影響します。会社は正しく給与計算を行うのは当たり前のことであり、義務でもあります。

月額変更届は、給与計算後に月額変更届の提出が必要な従業員がいるかいないかのチェックを行います。従って、月額変更届の業務は、給与計算の担当者が実施し、給与データをしっかり客観的に分析できる方を選任しましょう。

育児介護休業手続き

育児や介護をしながら働く労働者が仕事・家庭のふたつを両立できるよう支援するための法令があり、育児介護休業法といいます。男性の育児休業や、女性の分割育児休業など、育児や介護の労務管理は年々アップデートされており、最新法令情報の把握はとても重要です。

配偶者が妊娠した、または自分自身が妊娠した、と会社に報告があった場合、会社は育児休業制度の個別周知と育児休業の意向確認の義務があります。また従業員の相談窓口も明確にしなければならない、とされています。もし、会社が従業員の大事なライフイベントに対し、法律で定められている労務管理ができなければ労使の信頼関係に大きな影響を与えます。

従業員が育児や介護のような大きなライフイベントが発生した場合、安心して報告や相談ができる人が社内にいなければ、育児休業や介護休業の運用は難しいでしょう。従業員の出産や介護の相談にしっかり対応でき、育児休業や介護休業の法令知識がある方を選任担当者にするのがオススメです。

従業員は「育児休業を取得したい」「介護休業を取得したい」が言いづらい場合、退職や転職というキーワードが脳裏に浮かびます。まずは会社のリーダーが育児休業や介護に対してどのような方針であるかをしっかり社員に伝えましょう。

傷病手当金

従業員が病気やケガによる療養で働けない場合に健康保険から支給される手当金です。最近多いうつ病などの精神疾患によって働けない場合にも支給されることから、労務管理担当者にとって傷病手当金の支給申請や管理業務は重要な業務の1つです。

傷病手当金は、業務外の傷病で仕事に就くことができない状態で、３日間の待機期間があり、休んだ期間に給与の支払いがないことなど複数の条件を満たす必要があります。有給残日数、従業員への説明、就業規則の休職規定や復職規定など、人事労務管理の多岐にわたる知識が必要です。

労災手続

労災保険は、業務中や通勤中、または業務を原因とした従業員のケガ、病気・障害・死亡などに対して補償を行う制度です。労災認定を受けることで、ケガや病気の治療にかかった費用や休業中の補償給付などを受け取ることができます。

労災が発生した場合、労災病院あるいは労災指定病院で診察や治療を受ける必要があります。人事労務担当者は、万が一の事故や怪我が起きたときのため、近隣の労災指定病院をリストアップしておくなどして、あらかじめ準備しておくことが必要です。

行政調査

ここ近年、企業に労働基準監督署や年金事務所の調査が入ることは決して珍しいことではなくなりました。

法令違反がないか、適切な取り扱いがされているか確認するため、定期的に調査が行われます。また従業員からの内部通報的な相談により、臨時で調査を行うこともあります。調査の方法も多種多様で、書面による調査や、資料を携えて調査を受けに行く場合、また行政側が会社に来る場合もあります。行政調査は、しっかり準備することで結果が変わってくることも少なくないことから、人事労務管理担当者の腕の見せ所です。

指導・勧告を受けないよう最大限努力すること、もし仮に指導勧告を受けそうな場合は、指導間隔の影響を最小限に抑える努力をし、時間をかけてでも指導勧告を受けない体制作りを目指すことです。

大事な労務管理業務

就業規則

小学校、中学校、高校には校則があります。野球やサッカーなどのチームスポーツにもチーム毎の約束やルールがあります。会社に雇用されたら、会社で用意されたルールの中で働くことになり、このルールが就業規則となります。ルールがないと何が正しいかが曖昧になり、従業員も会社側も迷いが発生します。組織を運営していく上で忘れてはいけない前提条件は、しっかり就業規則でルール化し、どのようなことをすると始末書や出勤停止などのペナルティ（懲戒）を受けるのか、うつ病等で休職が必要な場合いつまで休職できるのか、など細かい労務管理ルールをしっかり明確にしておきましょう。

就業規則の中にある賃金規定、育児介護休業規定、退職金管理の運用も重要で、会社のルールによっては厚労省の助成金が受給できる場合もあります。ルールブックのメンテナンスは、人事労務管理担当者の重要な業務です。

人事評価

人事評価制度とは、社員の働きぶりやパフォーマンス、スキルを評価し、給与や昇給、賞与などに反映する仕組みのことです。就業規則と同様、評価のルールがなければ、昇給、賞与の査定で従業員も会社も迷いが生まれます。人事評価制度の手法は色々とありますが、大事なことは、まず社員に期待することを明確にすることです。ゴールを設定し、その達成を支援しながら、事実に基づいた評価とフィードバックをし、人材育成を進めることが人事評価の役割です。

人事評価は、職務内容の洗い出し、評価者の選定、賃金制度との連携など専門的な知識を要するため、専門家に相談することをオススメします。

1on1

「1on1」とは、上司と部下が1対1になっての個人面談を行って日々の業務について話し合うことを言います。「うまくいったこと」「失敗したこと」や「仕事の悩み」などを自分自身と向き合い、今までの言動や経験などを客観的に振り返る時間を設けます。従業員の悩みを早期に把握、解消するために、また組織の風通しを改善するために、上司部下のコミュニケーションは欠かせません。社員一人ひとりが自主的にプランを練り、課題解決して自ら行動できる状態を人事労務管理担当者もバックアップしていく必要があります。

良好な労使関係や働きがいのある職場環境の構築に1on1はとても重要です。

社内研修

セクハラ、マタハラ、パワハラ、SOGIハラなど多様化するハラスメントに対して、管理職や上司はどのように対応すればよいのかを具体的に学ぶ機会が必要です。労務管理の重要性を認識し、取り組む上で最低限知っておくべき知識と行動は、人事労務管理担当者が外部の研修機関や専門家と相談しながら学ぶ機会を作ります。

採用

会社に新たな人材が必要になったとき、会社が経営計画で採用計画を立てたとき、人事労務管理担当者は、採用の目的を明確にして、どういった人材が必要なのかをはっきりさせます。理想の求人者をイメージし、架空の履歴書、職務経歴書を作成するくらい採用する人の人物像を具体化します。

その後、どのような方法で求人広告を掲載するのか求人媒体の選定を行い、求人広告の写真や文章を考えます。その際、会社の強みをしっかり伝える必要があります。また、離職率、残業時間、有給消化率、平均年齢、平均年収等の労務管理の現状を把握し、もし強みや特徴があれば求職者に説明できるようにしておきましょう。

求職者にとって、就職した会社で自分自身が成長できるか、安心して働き続けられるか、というのは重要なポイントです。入社後、高いパフォーマンスを発揮し、定着するビジネスパーソンは、複数の会社から内定をもらう可能性が高いです。労働人口が減り続けている今、求職者から選ばれる会社でなければ、理想の人材を採用できません。